アイディアポイント岩田です。みなさん、いかがお過ごしでしょうか。私の方は最近、対面で打ち合わせも結構戻ってきている一方で、オンラインの打ち合わせもあるため、『その打ち合わせ、どこからアクセスするのか』問題が多発しています。
対面だけなら移動の計算をして面談を詰めていくだけだし、逆に、オンラインだけだったら、自宅かオフィスでしっかりと場所を確保して集中して取り組めばよいのですが、1日の中で両方入ると『途中のどこかでオンライン用の場所を確保して打ち合わせ』して、また、次の場所に移動ということがあるので少し工夫が必要です。
ということで、今回は、最近、使っている『ワークブース』について、まとめたいと思います。実は、いざ、探そうと思うと結構、困ることもありまして…URLなんかも備忘録的に書いておこうと思います。
今回、いろいろ書きましたが、基本的には「超優秀な」サービスで、とても助かってます（ので、やめたりせず、続けてください）ということで…
私が使っているサービスは、3 +1 基本は「その場所」で「その時間」に空いているか
社内の打ち合わせやちょっとした議論であれば、喫茶店や外で電話でも構わないのですが、お客様との打ち合わせは、『個室』で行わなければいけません（秘密情報もありますので）。それも、できれば、ネットワークの心配なく、自分もある程度集中できて、お客さまにも迷惑をかけないようなスペースが… ということで、私自身は、『ワークブース』と呼ばれる電話ボックスの少し大きめのような箱に入って打ち合わせできるサービスを使っています。小さい会議室でもよいのですが、上手に選べなくて…今のところ、『ワークブース』に落ち着いています。
サービスの比較に関しては、あちこちにまとめてあるので、そちらに譲るとして、都内で動いていて、「いつもの場所」みたいなものがない人は、基本的には、以下の3択になるのではないかと思います（他にもあったら教えてください）。ちなみに、私は全部、登録しています。
テレキューブ ←最大手。オフィスビルだったり、コンビニだったり、あちこちあって便利です
<https://telecube.jp/>
Stationwork ←JR東日本のサービス。登録しただけでまだ使っていませんが、移動の途中で便利
<https://www.stationwork.jp/>
CocoDesk ←富士ゼロックス（現富士フイルムイノベーション）のサービス。都内地下鉄各所にあるので便利
<https://www.fujifilm.com/fb/solution/menu/cocodesk/regist-login>
基本的にはこの中から選びます。選択の基準はシンプルで、「その場所」で「その時間」が空いているかどうかだけです。使い勝手やお金もなくはないのですが、大体、『前後の予定』の間で調整するので、とにかく、確保できるかが重要です。
ちなみに、上記でどうもイマイチうまくいかないときは、↓のサービスで個室を探します。これは会議室、オープンスペースの時間貸ができるサービスですが、私、個人としては、選択肢が多すぎるのと、場所の様子やその場にいったときの手続きがよくわからない（場所によって違う）ので、基本、最終手段にしています。
私の場合は、大体、「この会議とこの会議の間に自宅やオフィスに戻る時間がないからパッと入れる」ことが多いので、大体、その前後はバタバタするため、できれば、「どうやって手続きするんだっけ」みたいなことは避けたいというのが本音です。適切な場所に適切なワークブースが見つからないときにはここで個室を探します。
スペイシー
<https://www.spacee.jp/>
自分で探してみてわかる『探しにくい』ポイント – これからカイゼンされるとうれしいところ
- 実は、一番、困った、「どんな検索キーワードでググればよいのかわからない」問題自分が場所を探すときは、大体、バタバタしているので、すぐに探してしまいたいのですが、『ワークブース』という言葉がそもそも出てこない… 『ワークスペース』、『一人用会議室』、『Web会議』だと貸会議室やコワーキングスペースが出てきて、「ちが～～う」となります。かといって、上記のサービス名が3つすらすら出てくるほど覚えてもいない…ということで、「キー！！」となってしまいます。これは完全に自分勝手なのですが、急いでいるときはササっと探したいですよね。結構、ガチャガチャしながら探しています
- 自分が使える「サービス」を探したいのに、箱を売るBtoBが最初に出てきちゃう問題 & 比較サイト問題次の問題が『ワークブース』、『サービス』というキーワードで探しても、意外とシンプルに辿り着かないということです。どちらかというと『ブース本体のメーカーが場所を持っている事業者に販売するサイト』や『ブース本体の機能比較サイト』が上位に出てくるため、自分が使いたいサービスが上に出てきません。『使いたいんだってば～』、『これじゃな～い』が続いてしまい、結構、ストレスだったりします
- 場所選ぶときの「エリア」問題 – できれば、直接検索、沿線検索もあるとうれしい…これは超自分勝手な話ですが、先日、「押上」で場所を探していたのですが、検索方法が『〇〇エリア』みたいな形式になっていて、「押上」ってどこだっけ？何区？みたいで困りました（正解は墨田区なのですが）。
その時、押上のワークブースが埋まっていて、他の場所を探さなければいけなかったのですが、その時に知りたかったのは、墨田区の他の場所ではなく、自分が使う半蔵門線の別の駅でした。エリアで分かれていると、意外と探しにくいこともあるなと思いました（そして、急いでいるだけに余計イライラして…）。これも自分が悪いのですが、あるあるです。 - 本当は1箇所から（できればスマホでも）探せるのが理想なんだけど…これは1ユーザーの単なるワガママだと百も承知ですが、自分としては、それぞれのサービスや中身の違いよりは、「どこにあるか」、「いつ空いているか」だけの問題なので、できれば、1箇所から（できればスマホでも）探せるのが理想です。難しいだろうなと思いつつ…。昔あって、現在はなくなりましたが、バイグーグルドゥ（Baigoogledu）という、百度（Baidu※中国最大手の検索サイト）とグーグルを合わせたサービスがあって、画面が上と下（2分割）に配置されていて、上に検索キーワードを打つと、左側にバイドゥの結果が、右側にグーグルの検索結果が出るというサービス？がありました。違法だったかもしれませんが…あんな感じで一つになっていると便利なのになぁ… とここで言っておきます。これはちょっとワガママですね。
- 入室の『ドキドキ』を減らしたい – 案内の丁寧さ、ガイドラインはとてもありがたいこれは慣れの問題かもしれませんが、入室はそこそこ緊張する作業で「本当に大丈夫かな」、「忘れていないかな」と心配がつきません。結果的には大丈夫なのですが、入室してから自分がＰＣをセットして、Ｗｉｆｉにつないで落ち着いた状態になるまでが一番、心配です。ここは各社、工夫がしてあって、メール、Ｗｅｂ、メッセンジャーなどを使って、『迷子』にならないように工夫してくれています。ここの不安はなくならないかもしれませんが、できるだけなくなるとよいと思います。
『ワークブース』から会議に入るときに、私が気をつけている5つのこと
- 選ぶ場所は、「次の予定」の近くを優先会議と会議の間で、「移動」が入る場合は、どこで会議をするのか、意外と悩みます。理論的には、前の予定のそばか、次の予定のそばになるはずです。私の場合は、できるだけ「移動時のリスクをとりたくない（交通機関が遅れたり、自分の勘違いで時間かかってしまったりする時間）」ので、基本的には、「できるだけ次の予定に近づく」ことを原則にしています（もちろん、それぞれの時間にもよりますが）。実は、この「決めておく」ということが大切です。実際問題、すぐに最適なところが見つかればよいのですが、見つからないで、あれこれ考えてしまうと平気で20-30分かかってしまいます。すぐ決めたいのに決まらないストレスはとても大きいので原則を決めておくのは意外と重要だったりします。
- 最低でも「時間」、「場所」、「入室方法」は事前に確認しておくこと。余裕を持って行動する多くの場合、入室/退室の時間は厳密に決まっているので、ゆっくりしている余裕はありません。また、大切な打ち合わせの前なので、直前で確認しておくべきことは多くあります。このタイミングで、「あれはどうなってたかな？」、「これどうだったかな？」ということは極力減らしたいところです。少なくとも会議室自体に対する心配ごとはしないでおけるようにしたいです。ということで、当たり前事項ではありますが、最低でも「時間」、「場所」、「入室方法」は確認しておいて、時間がきたらスムーズに入室して、Wifiをつないで、セットアップできるように頭でイメージしておくことが大事です。
- 機材は頼らず、できるだけ自分が普段使っているものを使うようにする実は、それぞれの場所にいろいろな機材が用意されていたりするので、使いたくなる気持ちはある一方で、これらに頼らないことも大切です。特に、いつもと違う環境はただでさえ不確実なことがあるので、できるだけ普段の機材、普段の状況に近い環境で話せるように準備しておくことが大事だと思います。
- 最初に、自分が外から入っている（けれども、安心してよいこと）を周囲に『伝えておく』と安心この点は、実は大切で、可能であれば、自分が「ワークブース」からアクセスしていることを伝えておくと何かあったときにスムーズです（かつ、きちんと個室にいることをお話しすると安心してもらえます）。特に、打ち合わせの終わりの時間は重要で、ワークブースだと基本的には延長できない、場合によっては会議を中座する必要がある等も起こり得るので、きちんとお伝えしておくとよいのではないかと思います。
- 多少の「うまくいかない」は想定しておくそれでも想定外のことが起こることはあり得ます。ネットワークが不安定になったり、基本的には防音されていても、外のアナウンス（駅だとマイクやベルの音が結構、大きかったり…）が入ったりとそれなりに想定外のことも起こり得ます。どうしようもないこともありますが、そういうことも起こり得るくらいの気持ちでいましょう
それでも「外に会議室がある」と思えば、超優秀なサービスで本当に感謝しかないところ
ということで、今回は、「対面」、「オンライン」の会議が「ハイブリッド」になってきているために起こっている『間のオンライン会議どこでやる』問題について書きました。
いろいろと書きましたが、どのサービスも超優秀なサービスです。毎回、オフィスや自宅に戻るわけにもいかないし、あちこちにオフィスを持つことも現実的ではありません。かと言って、オープンスペースでは打ち合わせできない… ということで、いつも、ありがとうございます。しっかり感謝して使わせていただいています。
一方で、いざ、自分が探すとき（大体、あせっている）になると、ちょいちょい不便だなぁと思ったり…したので、今回、ブログに書いてみました。よく考えたら1年前にはなかった悩みですね。世の中は進化するのだなと思いつつ… 本日も最後までお読みいただきありがとうございました。みなさんは、リアルの会議とオンラインの会議が交互に入っている日はどう過ごされてますか？細かい工夫も含めて、ぜひ、シェアしてください！
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株式会社アイディアポイント
代表取締役社長
岩田 徹
