アイディアポイント岩田です。みなさま、いかが、お過ごしでしょうか。私の方は、年末年始の体制変更 & 新たな仕事がスタートした関係で.. 業務が一時的（と信じていますが）に混乱してしまい、現在、がんばってコントロールを取り戻し中です。昭和のような『忙しい自慢』する気は、全然なく… 追われるものがなく、知的な刺激に満ちたワクワクした日を目指して、日々、「ひとつずつ」課題を解決しています（と思っています）。
というわけで、今回は、仕事が『混乱』したときの立て直し方について書きます。どちらかというと、現在、立て直し中…ということで、実況中継でお届けします。ちなみに、時間は解決してくれません。自分で立て直すしかないのです。ということで、今、やっていることから。
まず、落ち着くこと。そして、一旦、全部、吐き出す。話はそれからだ
大体、仕事が忙しくなる時は、いろいろなことが重なることになるので、普通の人は「わけわからなく」なります。ちょっとしたパニック？です。ここで、慌てて動くと状況はより悪化します。ということは、まずは、パソコンを閉じて、ノートを開いてペンを用意しましょう。そして、コーヒーを飲みながら、落ち着いて考えましょう
大体、30分～1時間かけて、下記のようなことを、ほぼ、吐き出します。ひとまず、吐き出すだけで、少しすっきりします。しばらくその紙を眺めていると、また、いろいろ思い出します。そうしたら、また、書き足します。
- 頭の中にある「やらなくてはいけない」ことを全部、書き出す。目の前のことも中長期的なものも、全部、書いてしまいましょう
- なぜ、このような状況なのか？不満や困っていること、思っていることを全部、書く。とにかく、書く
- 少し前向きになったら、本当はやりたかったことや楽しいことも書いておきます。とにかく書く
これが終わったら、ひとまず、「なんか大丈夫な」気がしてきます。してこなくても、ここに書いてあることが全てですので、これを全部、考えたらよいことにします。それでも、不安に思うときもあるのですが、そのときは、「このタイミングで出てこないということは、自分の実力を越えたことなんだな」と理解してあきらめます。
ひとまず、書き出せると少し落ち着くはずです。その後も何か思いついたら、ここに書いていけばOKです。書くべし、書くべし。
個人的には、『吐き出した感』があったら終了です。『ピッコロ大魔王が分身を吐き出した後くらい』スッキリとしたら大成功です。
そして、こう唱えます。「これで、全部。後は、これが全部、終わったら解決する。他にやることがあるだろうか、いやない（反語）」これにて終了です。スッキリした気分で寝ましょう。
次に、ひとまず、『目の前のもの』のうち、『すぐ終わるもの』を全部やっつける & 人に依頼するなどの「投げられる」ものは投げてしまい、自分の手元のボールはできるだけ投げて、『ココロの小骨』をとる
多くの場合、問題は、仕事の量そのものではなくて、「頭の中（と心の中）がグチャグチャ」であることです。まず、このことに気がつくことが重要です。わけわからない状況でひたすら何かしても、効率も悪く、状況もあまり改善しません。
まずは、『目の前のもの』のうち、『すぐ終わるもの』を全部やっつけることです。細かい仕事、ありますよね。やればすぐ終わるのに、後回しになっているもの。ちょっとした連絡や返信。難しくはないものの、小口精算や勤怠の入力など、なんとかく後回しになっているものたち…これらを、エイッ、ヤッとやっつけます。
そして、他の人にお願いできるものは、全部、お願いしてしまいます。自分の手元でボールが止まっているものは全部、パスしてしまいましょう。
どうでしょう。そうすると不思議なことに結構、心が整います。元日本代表 長谷部もびっくりの心の整い具合です<www.amazon.co.jp/dp/4344421434>
実は、細かい仕事や後回しになっていることが『ココロの小骨』となって、相当、ストレスになっています。ちなみに、『ココロの小骨』というのは、先輩の五百田さんの著書を読んで感銘を受けたので、使っています。みなさんも、大丈夫ですか？『ココロの小骨』刺さってませんか？とっておきましょう。
本や記事では、最初に、重要度と緊急度で優先順位をつけて、両方とも高いものから順番に対応しようと書いていますが、自分の場合には、いろいろなことが「気になって」仕方がない & その結果、ものすごく効率が悪くなっているので、「頭と心を整理する」方を優先する方法です。この考えは、GTD（Get Things Done）と同様です。GTＤに興味のある方は、関連する記事をどうぞ & 参考書籍はこちらをどうぞ。
ちなみに、ちょうど、私は、今、『ココロの小骨』をとったところです。ということで、ようやく、しっかりと考えることができるようになりました… なるはずです。
仕事の『全体像』を整える – 自分 / チームは「何者」で「何をする」のかを定義する
ここでようやく、現在の仕事を落ち着いて整理することができますが、ここから先は比較的、教科書に書いてあることをきちんと順番に取り組んでいくことになります。この内容は、個人 / チームに関わらず、共通です。まずは、あらためて、下記をきちんと定義します。とりあえず、書くのが大事です。適宜、修正しながら、ぴったりくるまで修正していきます。ここは現在、作業中…言っていることは同じでもしっくりくる言葉とそうでない言葉があるので、自分に馴染むまで手直しします。あと、もう少し！
- 自分たちの役割と責任
- 目指すべき姿
- 前提条件の整理、使えるリソース
- やるべきこと / やるべきでないこと
問題は、これらを、「動きながら」整えていくところです。進めながら、考えながら、作りながら、話しながら考えなくてはいけません。どうしても時間がかかります。
ここは結構、重要で、この後、様々な場面で、ルールを決めたり、課題を解決するときの『根拠』になるので、飛ばしてはいけません。もちろん、毎日発生する「そんな話とは別に、XXの案件、どうしたらよいですか」みたいな話をやっつけつつ…。そうしないといつまでも、モグラたたき？ハムスターがくるくる回るような毎日？ラットレースを続けなくてはいけません。そういうのが好きでないならがんばりましょう。
現在、ここで奮闘中。動いているもの、自分が途中から入ると大変ですね。認識が微妙にあっていなくても、業務は回っている… 回っているとずれてくる… と、なかなか大変です。本当に大変…。
チームの課題は『仕組み』と『コミュニケーション』を整えないと解決しない
ここは書き出すとパンクしそうなので、簡単に書いておくと… チームで働いていると、意外にも（本当に意外にも）、「なんとなく」で動いていることが多くあります。決まっているのか決まっていないのかわからないルール、なんとなく存在している不文律、同じ物事に関する認識の違い…立教大学の中原先生の言葉を借りると、「今日も組織は、いつも通り、問題だらけ」です。そう、課題だらけなのが平常運転なのです。って、どういうことだ！と言っても、何もかわらないので、なんとかしなくてはいけません。
日々、生じる様々な意思決定や問題解決に取り組みながら、業務を進める上での基本的な約束ごと、ルール、マナー、情報の共有方法などを決めて、実際に運用していかなくてはいけません。
ここは、メチャクチャ言いたいことがあるのですが、大切なことを3つだけ書いておきます。
①きちんと『書く』、②何度も『確認する』、③『守る』
以上です。いいから、書きましょう。とにかく、書きましょう。いいですか、書いてください。書いていないと他の人や後から来た人はわかりません。大事なことだからもう一度言いますね。書くんです。わかりましたか？いいから書きましょう。
ということで、とにかく、きちんと「書く」ことがスタートです。どこに何があるか人づてで探したり、古文書（過去の資料）から推測したり、一子相伝って、ドラクエや北斗神拳じゃないんだから、きちんと記述して確認しましょう。
自分がわかっているだけではダメです。他の人にもわかるようにしておくことが仕事です。個人的には、大体、毎回、同じことを聞かれる方も、いちいち答えるのは面倒だろうに…いや、そういうのが好きな人もいるのかな、などなど。とにかく、書いて、残していきましょう。
ここは、半年～1年かけてしっかりと整備していくことにしています。地味だけどがんばろう！
未来の仲間、未来の自分のために…。
日々の業務や課題解決を「あるべき姿」に寄せていく – 問題解決=『仕組み』をアップデートする
ここでようやく、現在の仕事の全体像が見えて、やるべきこと / やるべきでないことが整理されました。後は、地道に、日々の業務を通じて、あるべき姿に寄せていくだけです。そして… それが一番、長い道のりです。
どちらかと言えば、こちらは、とにかく、がんばって、滑らかにしていくしかありません。バリ取り（加工業で加工した際に出る凸凹をキレイにする工程です）です。根気よく頑張りましょう。
実は、ポイントがふたつあります。ひとつは、『仕組み』を使ってマネジメントすること、ふたつめは、問題や不具合が起きたときに、これまで作った『仕組み』を修正するということです。意識しない人が多いのでとても困ります（いかん、愚痴ってしまった）。
イレギュラー対応をしたら、必ずそれが本当にイレギュラーなのか、今後は標準的に対応するのか、仕組み自体を直すのか議論します。決して、「ひとまず対応して、ＯＫ」にしないことです。こういうことが、その後の混乱、大惨事を起こします。
この態勢に入れば、業務が『混乱』することはなくなるでしょう。みなさんの仕事やビジネスは、より安定して、よりよいものになることでしょう。ということを信じて、3月までがんばります。がんばりましょう！
この「仕組み」をベースに対応する、何か起きたら「仕組み」側を変更するという基本的な考え方をしっかりとみんなに理解してもらうのが大事だなと思います。「なんとか、対応しました！」は、いいんだけど、次、同じことが起きたらどうするんだとか、「実は、こうなっているんですよね」とか、あなたはいいけど、みんな迷惑なんだよとかそういうのが出ないようにしたいものです。
自分の心に『富士山』を置いて、とにかく、進むべし！
最後になりましたが、『仕事が立てなおった』ら、今後、混乱しないように維持することが大事です。業務に関してはテクニカルに対応できますが、心の安定も大事です。
実際、私の心の壁をガンガン乗り越えてくる人や心の水面に大きな岩を放り込んでくるような仕事があっても、心の平安を保つのはなかなか簡単ではありません。
松岡修造師匠がおっしゃる通り、『心に富士山』です（その話はこちら ）、ちなみに、↓は私の『心の富士山（を思い出すために置いてある消しゴム）』、ちなみに横のはぐれメタルを見て「この仕事で莫大な経験値ゲットだぜ」って思うようです。疲れたときに愛でています。
ということで、早く、仕事を上手に仕切りながら、安定した楽しい日々を夢見ているということで、今回のブログは終わりたいと思います。次回は、もう少し整然としたブログが書けることでしょう。本当は、BPRやＤＸ、年末年始で遊んだchatGPTの話を書きたかったのに…でわでわ、寒い日が続きますが、みなさん、楽しく、幸せに働きましょう！
本記事に関するご質問やコメント、疑問に感じた点がございましたら、ぜひ、お問い合わせフォームより連絡ください。最後までお読みいただきありがとうございました。
株式会社アイディアポイント
代表取締役社長
岩田 徹
