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事務局ができる上長の巻き込み方(上長を味方にする方法)


 
 

みなさまこんにちは!本日は研修事務局が、研修実施の際に、受講者やその上長にどのようなはたらきかけをすべきかがテーマです。研修を実施するときに、関係する人物は講師と受講者だけではありません。受講者が研修期間中安心して学ぶため、そして学んだことを研修後活用できる環境づくりをするためにも、受講者の上長はかなり重要なキーマンになっています。今回は受講者の上長をうまく味方につけるための方法をお伝えします。
 
 


 

受講者の『上長』も大切な登場人物。まず『上長』の立場から研修を見ると、、、

 
研修実施にあたり、関係者は受講者と事務局と講師だけではありません。。受講者の上長も、大切な関係者のひとりです。研修を実施するにあたって、上長の存在は研修の内容に直接影響することは少ないですが、上長も受講者の研修参加に向けて、人選や業務の調整を行っていただいていますし、研修後に受講者が、研修で学んだことを活かすためにも、上長の存在は重要です。上長も大切な登場人物の一人なのです。そのため上長に対しても、研修における重要な関係者として必要なコミュニケーションはしっかりとっていきましょう。

一方で上長の立場からすると、『研修』はどのように見えているのでしょうか。正直なところ『あまりよくわからない』と感じている上長が少なくないと思います。事務局の方とお話する際に、「上長は受講者の負荷を気にしてネガティブな反応をする」とお話いただくことが多いのですが、どちらかというと「よくわかっていないので賛成でも反対でもない」という状況が正しいのではないかと考えます。研修に関して、上長の大切な部下を預かる / 部下の一定の時間をとるので、事務局は、上長にある程度説明をする責任があります。そのためまずは上長とコミュニケーションをとり、研修について伝えるべきことをしっかり伝えていきましょう。
 
 


 

事務局として『上長』に伝えるべきこと

 
上長に何を伝えるべきかですが、以下の項目は研修について理解いただくにあたり、必要な情報です。また、上長に協力いただくにあたり、必ず上長に伝えるべき項目となります。
 
 
・派遣のお礼

ここはストレートに派遣のお礼をお伝えください。受講者の業務の都合を調整いただいて派遣いただいていることに対して、お礼をお伝えいただくことが重要です。
 
 
・研修の目的と概要

上長にも研修内容の趣旨を理解してもらうことが重要になります。受講者に伝えた情報と同じくらいの情報は上長にも伝えましょう。研修の目的はもちろん、概要を伝えるのも大事です。研修実施の時期、日数、どのようなスキルを学ぶのかお伝えいただくと、どのような研修なのかイメージできてよいです。可能であれば、「得られるスキル」と「得たスキルを実際の現場のどんなシーン活用できそうか」をお話いただくと、上長も趣旨をより一層理解しやすくなるのでオススメです。
 
 
・上司へのお願い

受講者が心置きなく研修に参加できるよう、上長は心から送り出してもらうようにお願いしてみてください。受講者もいくら上長の承認や推薦で派遣されていたとしても、上長から直々に送り出してもらえると安心して研修に参加することができます。また、研修の前後に受講者と話す機会を設けるようにお願いしてみるのも効果的です。上長も当該の研修についての理解を深めることができますし、受講者からすると、上長が気にかけてくれていると感じることができ、安心して研修に参加できます。研修が終わったあとどうだったか?ということも是非聞いていただくようお願いしてみましょう。受講者が研修で学んだことを他者に話すことは、学びの定着にもつながり、研修の効果を高めるという点でとても有効です。是非話してもらうようにお願いしてみましょう。
 
 
・上長の心配事や気になっている事を確認

研修期間は長期間、複数回になることもあると思います。その場合には、「何かあったらご連絡ください」と伝えていただくとよいと思います。当たり前ですが、研修の開始前に上長のご不安点やご懸念点も解消しておくのが重要です。すべての関係者が迷いなく安心して研修を実施できるように環境づくりをすることが必要です。
 
 


 

当社で実施している工夫

 
ここまでは、上長にはたらきかける際、どのようなことを伝えたらよいのかご紹介しました。ここからはより上手く上長を巻き込むため、当社で実施しているいくつかのアイディアのご紹介をしていきます!

・「上長からの期待」を受講者の事前課題に設定する

当社では受講者に、自分の上長に依頼して「上長からの期待」を記入していただいています。こちらは、下記の2点を上長にヒアリングして記載する事前課題となっています。このアイディアのポイントは、受講者が自ら、上長にヒアリングして書いてもらうという点になります。これは受講者が上長にヒアリングを依頼する際に、受講者が上長に研修概要を話してもらう必要が出てきます。やはり事務局が上長にコミュニケーションをとるのも大事ですが、受講者も上長にしっかりコミュニケーションをとることが重要になります。事務局から「上長と話して」とお願いすると、受講者がどうしたらいいのかわからなかったり、どのくらいのコミュニケーションをとればいいのか悩んだりすると思いますが。こちらのアイディアであれば、迷いなく上長とコミュニケーションをとることができます。また、上長にヒアリングした、受講者への期待を、受講者が確認することで研修に対する士気が上がりますし、受講者も上長からバックアップをいただいている実感につながります。

下記当社で実施している例です。研修の事前アンケートの中に「上長の期待」の項目を設けています。
 
 

 
 
・上長向けに時間を設定する

研修期間の前に上長向けの講義を行うのも、上長に研修の効果を体感いただくことができます。研修の学びを部内で共通言語化しやすくなり、部内で活用することに有効です。また、上長にとっては、研修の参加の人選をする際の重要な判断材料にもなります。そのほかにも、長期的な研修の場合は、上長向けのキックオフを設定してみるとよいかと思います。研修の概要や、研修における受講者の負荷など、上長にしっかり理解をいただき支援していただくことが求められる場合、関係者の全員が研修内容に対する正しい理解をしてからスタートを切ることが大事です。
 
 

・ナレッジ共有会の開催(受講者の学びの活用&社内展開のため)

受講者の研修での学びを活用するため、受講者に研修後、研修で学んだ内容を発表していただくとよいです。受講者も「学びっぱなし」の状態ではなく、研修を受けていない他者に発表することで、研修の内容を整理することができます。これは強制的に振り返りをすることにつながり、学びの定着にとても効果的です。上長にとってもちゃんと研修を」受講してきたことがわかり、学びの社内展開にもつながります。
 
 


 

工夫する時の選択肢の選び方について

 
上記に当社が実施している工夫を紹介しました。実際に実行する際、どのような工夫をすると良いかについては、研修の内容や位置づけ、上長の関心の度合いを見ながら、事務局がかけられるリソースを考えて選択すると良いと思います。他の研修および施策との兼ね合いや、時間には限りがあるので、状況を見ながら選択することをおすすめします。こういったお話は研修会社も場数を踏んでいるため、アドバイスできることも多いので、迷ったときには相談してみてください。
 
 


 
今回は上長を味方につけて、研修をよりよくするためのコツをご紹介いたしました。やはり、上長も関係者の一人ですので、しっかり情報連携をして、受講者が迷いなく研修受講できるように、上長も味方になっていただきましょう。それでもなにかお困りごとがある場合には、研修会社にご相談ください。事例を知っているので、いくつかアイディアをご紹介できると思います。上長を含むすべての研修の関係者が、安心して研修に臨み、学びをその後活かしていただけるよう、応援しております。
 
本記事に関するご質問やコメント、疑問に感じた点がございましたら、ぜひ、お問い合わせフォームより連絡ください。最後までお読みいただきありがとうございました。
 
 

株式会社アイディアポイント
企画開発部
長根 愛

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