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事務局挨拶で必要最低限意識すべきこと、より成功させるためのポイント


 
 

みなさまこんにちは!今回のテーマは研修の冒頭に行われる「事務局挨拶」についてです。

事務局挨拶は研修の冒頭ということもあり、事務局を務める方は緊張されるパートかと思います。本記事では、事務局を務めるみなさまの不安が少しでも払拭され、今後安心して事務局挨拶に臨んでいただけるよう、おさえておきたいポイントや、成功させるためのコツをお伝えできればと思います。
 
 


 

研修冒頭の事務局挨拶って必要?そもそも事務局の挨拶の目的・役割とは?

 
研修の時間設計の際に、事務局挨拶の所要時間を確認するため、お客様に事務局挨拶のお時間を確認すると、「まあやってもやらなくてもどっちでもいいですが、やらなくてもいいですか?」「特に話すことがないのでやりません」という反応をいただくことが多くあります。実は、朝の挨拶には以下のような目的や役割があるので、事務局挨拶は行っていただくことをオススメします。とはいえ、実際に事務局挨拶を行うにあたって、「何を話せばいいのか」「どこまで話せばいいのか」不安な部分も多いと思うので、ここでは目的から、事務局の挨拶の内容について考えていきましょう!
 
 

目的1 : 朝一番に「自分の知っている人」と挨拶をする場を作る

朝一番に「知っている人」と挨拶をするのは意外と重要です。受講者の立場で考えると、研修の冒頭に自分の知っている社内の事務局の方が出てきて、「おはようございます」と挨拶していただくだけで、ホッとしてその場に対する安心感が増します。社外講師の研修とわかっているとはいえ、いきなり社外の面識のない講師が出てきて、そのまま研修が始まるよりもずっと、安心して参加できる雰囲気を作ることができます。
 
 
目的2 : 講師も含めたすべての参加者が気持ちよくスタートできるように環境を整える

開始時に研修の目的や内容など、状況を確認して整理する機会を設けることが必要です。特に研修の場は、業務から離れた「非日常」の場になりますので、意識を整えるタイミングを作ることによって、「研修モード」に切り替えることができるようになります。受講者が前向きに研修に参加できるように、研修の目的や基本的な情報を確認したり、期待を伝えたり、ポジティブなメッセージを伝え、環境を整えることが必要です。また、事務局のみなさんが上手に仕切っていただくことで講師もスムーズにスタートできます。
 
 
目的3 : 受講者が迷いなく、集中して臨めるよう「開始の合図」を出す

「開始の合図」という目的も大きいと思います。研修当日は事前にどんなに準備を重ねていたとしても、予期せぬ事態が発生してしまうケースがあります。会場付近の公共交通機関の乱れで遅刻者が多くなってしまったり、開始時間になったものの数名揃っていなかったり・・・。その際にも事務局挨拶が「開始の合図」となり、スムーズにスタートすることができます。そのスムーズな一連の流れにより、受講者も安心して研修に臨むことができます。
 
 


 

事務局挨拶を行う際に確認していただきたいポイント

 
ここまで事務局の挨拶の目的、役割についてご紹介しました。ここからは実際に事務局挨拶を行うにあたって、おさえていただきたいポイントについてお話しします。


まず、意識していただきたいことは、事務連絡はコンパクトに短く伝えていただくことです。特にオンラインの研修については、サッと挨拶いただくことがより重要です。実際にお話しいただく際に、盛り込んでいただきたいことは下記の通りです。
 
 

  ☑出欠確認
  ☑参加のお礼
  ☑研修実施の背景
  ☑研修受講で得られる効果
  ☑受講いただくみなさまに事務局として期待していること
  ☑事務連絡(緊急連絡先や研修施設などの使用上の注意など)
  ☑講師へのバトンタッチ

 
 

上記の項目はどのような研修でもお話しいただくと、受講者も講師もここで共通認識を確認することができ、迷いなく、研修に参加できるようになります。是非、チェックリストのようにご活用いただけたら嬉しいです。
 
 


 

可能であればお話しに盛り込んでいただくとよいもの

 
さらに時間がある場合には、以下の内容をお話しいただくとよりよいスタートを切ることができます。
 
 

  • 会社がどんな考えでこの場を用意しているのか(経営層のメッセージなど)
  • 過去同様の研修に参加した方のご活躍の状況について
  • 受講者のみなさんへの期待
  • ポジティブなひとこと

 
 
こちらについてもお話しいただくと、受講者の士気が上がる傾向にあると思います。特に弊社が担当させていただくような新規事業創出を目的とした研修については、上記を必ずお話しいただきます。新規事業の創出を目指した取り組みはどのフェーズにおいても明るく前向きな雰囲気は必須です。受講者のモチベーションを上げるためにも、明るく前向きなメッセージをください!!上記のような内容をお話しいただくと、会社のビジョンの理解につながったり、研修で学ぶことを活用して得られる素敵な未来をイメージすることにつながったりと、受講者も意識が高い状態で研修に取り組むことができ、結果、学びも深まっている傾向にあると思います。
 
 


 

意外と話さなくても大丈夫なことリスト

 
ここまで、お話しいただきたいことをお伝えしてきましたが、この記事をここまで読んでくださっている方の中には、「えっこれまで事務局挨拶で話してきたあの内容がないじゃん」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。逆によくお話いただくものの、実はあまり話さなくていい内容もあります。『事務局挨拶は必要最低限の情報を短く』とお伝えしましたが、話さなくてもよいこと(話さなくても大丈夫?なこと)も紹介するので参考にしてください。
 
 
・講師のプロフィールの丁寧な紹介

お話しいただくことが多いのですが、通常は名前と肩書だけでも全然問題ありません。講師は通常自己紹介を本編で行うので、お話いただかなくても問題ありません。事務局の方に講師をご紹介いただくとき、かなり配慮いただいているように感じるのですが、講師も受講者のみなさまにあわせてお話しますので、自己紹介は講師にお任せいただければと思います
 
 
・研修のタイムスケジュール、具体的な内容の説明

こちらも講師からお話しするので、お話しいただかなくても大丈夫です。基本的には予定通りの実施を想定しておりますが、状況に応じて時間も前後する可能性もありますので・・・。こちらも講師にお任せください
 
 
・やや長い・・・予定時間をオーバーしてしまうほどの話

受講者は研修を受講しに来ているため、可能であれば早めに研修をスタートさせた方が無難です。事務局挨拶は基本的に必要最低限の情報を短くお話しいただくほうがスマートでさわやかです。祝宴の際の乾杯の挨拶も、長すぎると場がだれてしまうと思うのですが、研修の事務局挨拶も同様のことが言えると思います。特にご自身で自信がない場合はサッとお話しいただく方がかなりスマートでいい挨拶になると思います
 
 
・必要以上のインパクト(笑い、迫力など)を与える話

研修会社という立場では、ご配慮がありがたくもあるのですが、事務局挨拶の場で、「何かしら面白いことを言わなきゃ!」と意識いただくことがあります。短い時間で笑いを取るのは相当難しいので、普通の内容で大丈夫です。講師も基本的に事務局の方にお笑い番組でいうところの前説の立場を務めていただくことは求めておりませんし、みなさまもご経験あるかと思いますが、笑いをとろうとして意気込んでいるときは大体ウケがよくなかったりすると思います。すべると悲しいですし、そこは無理されないでください。こちらはたまにあるのですが、喝入れのための「説教」から入るのはできれば避けていただけるとありがたいです(事務局挨拶の後講師もアイスブレイクを行いますが、あまりにも場がキンキンに凍りすぎていると、その緊張をほぐすための時間がかかりすぎるため、やりにくかったりします)。
 
 


 

もっと事務局挨拶を成功させるためのポイント

 
自信がなければ短くする!

再度のご案内になりますが、やはり、短くスマートに!が一番のポイントになると思います。これまでご案内した内容は、一般的な内容がほとんどになっています。本記事でお伝えしたいのは、事務局挨拶は奇をてらう必要はないので、肩肘を張らず、必要最低限の情報を短く、さわやかにお伝えいただければ、事務局挨拶の目的は十分達成できる!ということです
 
 
迷ったら講師&研修会社にご相談を!!

それでも不安が残る場合や迷いが生じた場合には、是非講師&研修会社にご相談ください。講師に挨拶の内容を事前に共有していただければ、上手く活用してスムーズに研修に入りますし、逆に講師から「こういう話を事務局挨拶に盛り込んでいただきたい」ということもお伝えします。講師も、事務局のみなさまのメッセージを上手く汲み取ってお話しさせていただきます(少なくとも当社の講師は)。また、事務局と講師が連携していることが、受講者に伝わると、受講者も安心感が強くなるので、安心して受講できると思います。本記事でご紹介したような内容についてお悩みの時には、是非私たちのような研修会社にご相談いただければ、お役に立つアドバイスができると思います(場数も踏んでいますので)。
 
 


 
事務局挨拶は、事務局の方にとって不安なことも多いパートにも拘わらず、研修の「前座」的な扱いであまり人に相談する機会のないパートだと思います。本記事がみなさまの事務局挨拶をするにあたっての気持ちの負担を軽くし、そして有益な情報になっていれば幸いです。事務局挨拶がスムーズに進み、みなさまの研修が成功するよう、願っております。

本記事に関するご質問やコメント、疑問に感じた点がございましたら、ぜひ、お問い合わせフォームより連絡ください。最後までお読みいただきありがとうございました。

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